Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

E-Mail: info@prool.eu

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung und zum sicheren Betrieb unserer Website, zur Verwaltung von Kunden- und Händlerkonten, zur Durchführung von Bestellungen und Geschäftsbeziehungen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Unsere Website und der darin enthaltene Händlerbereich ermöglichen insbesondere die Verwaltung von Benutzerkonten, Bestellungen und Geschäftsdokumenten sowie die automatisierte Erstellung und Übermittlung von Rechnungen und Lieferscheinen.

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn wir zur Verarbeitung gesetzlich verpflichtet sind,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern wir für eine bestimmte Verarbeitung ausdrücklich eine Einwilligung einholen.

3. Bereitstellung der Website und technische Zugriffsdaten

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten und Dateien
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-Informationen
• Geräte- und Verbindungsinformationen
• technische Fehler-, Sicherheits- und Diagnosedaten

Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Website bereitzustellen, ihre Funktionsfähigkeit und Sicherheit zu gewährleisten, technische Fehler zu erkennen und missbräuchliche Zugriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb unseres Online-Angebots.

Technische Protokoll- und Diagnosedaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Hosting, Backend, Datenbank und technische Infrastruktur durch Manus

Für die technische Bereitstellung und den Betrieb unserer Webanwendung nutzen wir Manus.

Manus stellt für Webanwendungen cloudbasierte Infrastruktur bereit. Je nach eingesetzter Funktion können hierzu insbesondere gehören:

• Hosting der Website
• Backend-Funktionen
• Datenbankfunktionen
• Benutzerverwaltung und Authentifizierung
• Dateispeicherung
• technische Schnittstellen
• automatisierte Prozesse und Workflows

Im Rahmen dieser Infrastruktur können insbesondere Namen und Kontaktdaten, Firmendaten, Benutzerkonten, Rechnungs- und Lieferanschriften, Bestell- und Auftragsdaten, Rechnungsdaten, Lieferscheindaten, Formularangaben sowie technische Nutzungs- und Verbindungsdaten verarbeitet werden.

Manus stellt für die Verarbeitung personenbezogener Daten ein Data Processing Addendum (DPA) zur Verfügung. Soweit Manus personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der hierfür geltenden vertraglichen Datenschutzregelungen.

Manus weist nach eigenen Angaben unter anderem Zertifizierungen bzw. Prüfungen nach ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27701:2019 und SOC 2 Type II aus und setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein.

Die Verarbeitung über die Manus-Infrastruktur dient insbesondere der technischen Bereitstellung unserer Webanwendung sowie der Durchführung der über diese Anwendung abgewickelten Geschäftsvorgänge.

Rechtsgrundlage ist, soweit die Verarbeitung für die Durchführung einer Bestellung oder Geschäftsbeziehung erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die technische Bereitstellung und Sicherheit unserer Systeme beruht die Verarbeitung ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Verarbeitung von Daten außerhalb der EU bzw. des EWR

Im Rahmen der eingesetzten technischen Infrastruktur kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kommen.

Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung unter Beachtung der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Besteht für das jeweilige Empfängerland kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, werden – soweit erforderlich – geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO eingesetzt. Hierzu gehören insbesondere die von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses – SCC) oder andere gesetzlich vorgesehene Übermittlungsmechanismen.

Ergänzend können technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten eingesetzt werden.

6. Händler- und Kundenkonten

Für gewerbliche Kunden und Vertriebspartner können Benutzerkonten bereitgestellt werden. Im Rahmen eines Benutzerkontos können insbesondere Name des Ansprechpartners, Firmenname, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Lieferanschrift, Kunden- oder Händlerzuordnung, Login- und Authentifizierungsdaten, Bestellhistorie, individuelle Preise und Konditionen sowie Konto- und Systemeinstellungen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient der Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos sowie der Durchführung der Geschäftsbeziehung.

Soweit die betroffene Person selbst Vertragspartner ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei Ansprechpartnern von Unternehmen erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Durchführung und Verwaltung unserer Geschäftsbeziehungen mit dem jeweiligen Unternehmen.

7. Bestellungen und Auftragsabwicklung

Wenn Sie über unsere Website eine Bestellung aufgeben, verarbeiten wir die zur Durchführung des jeweiligen Geschäftsvorgangs erforderlichen Informationen. Hierzu können insbesondere Firmenname, Name des Ansprechpartners, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Lieferanschrift, bestellte Produkte, Mengen, vereinbarte Preise und Konditionen, Bestelldatum, Bestellnummer, Auftragsnummer, Versandinformationen sowie Zahlungsinformationen bzw. Zahlungsstatus gehören.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Bearbeitung der Bestellung, Durchführung des Vertrags, Kommissionierung und Lieferung, Rechnungsstellung, Erstellung von Geschäftsdokumenten, Kundenkommunikation und Dokumentation des Geschäftsvorgangs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Buchführungs-, Steuer- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die weitere Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

8. Automatische Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen

Unsere Webanwendung verarbeitet Geschäftsdaten automatisiert, um im Rahmen der Auftragsabwicklung insbesondere Rechnungen und Lieferscheine zu erstellen, Dokumente einer Bestellung bzw. einem Kunden zuzuordnen, Bestell- und Rechnungsdaten zu dokumentieren und entsprechende Geschäftsdokumente elektronisch zu übermitteln.

Hierfür werden insbesondere Firmen-, Kunden-, Bestell-, Liefer-, Preis- und Rechnungsdaten verarbeitet. Die automatisierte Erstellung dieser Dokumente dient ausschließlich der effizienteren Durchführung des jeweiligen Geschäftsvorgangs.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet hierbei nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie hinsichtlich gesetzlich vorgeschriebener Rechnungs-, Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

9. Automatisierter E-Mail- und Dokumentenversand

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung können Nachrichten und Geschäftsdokumente automatisch elektronisch versendet werden. Hierzu gehören insbesondere Bestellbestätigungen, Auftragsinformationen, Rechnungen, Lieferscheine, Versandinformationen, Rückfragen und sonstige vertragsbezogene Mitteilungen.

Hierfür können insbesondere Name, Firmenzugehörigkeit, E-Mail-Adresse sowie die für den jeweiligen Geschäftsvorgang notwendigen Bestell-, Rechnungs- und Auftragsdaten verarbeitet werden. Soweit für den technischen Versand externe E-Mail- oder Infrastruktur-Dienstleister eingesetzt werden, erhalten diese nur die zur Durchführung des Versands erforderlichen Daten.

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei allgemeiner geschäftlicher Kommunikation erfolgt die Verarbeitung gegebenenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Versand und Logistik

Für die Lieferung bestellter Waren übermitteln wir die hierfür erforderlichen Daten an den jeweils mit der Zustellung beauftragten Versand- oder Logistikdienstleister. Hierzu können insbesondere Name bzw. Firmenname, Lieferanschrift, Ansprechpartner, Bestell- bzw. Sendungsinformationen sowie gegebenenfalls E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gehören, soweit dies für die Zustellung erforderlich ist.

Die Übermittlung erfolgt nur, soweit dies zur Durchführung der Lieferung erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Zahlungsabwicklung, Buchhaltung und Steuern

Im Rahmen der Zahlungsabwicklung, Buchhaltung und Erfüllung steuerrechtlicher Verpflichtungen können insbesondere Name bzw. Firmenname, Rechnungsanschrift, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Zahlungsdatum, Zahlungsstatus, Bank- bzw. Zahlungsinformationen, Auftrags- und Bestellinformationen sowie steuerlich relevante Angaben verarbeitet werden.

Soweit erforderlich, können entsprechende Daten insbesondere an Banken, Zahlungsdienstleister, Buchhaltungsdienstleister, Steuerberater oder zuständige Behörden übermittelt werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

12. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder auf sonstigem Wege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Hierzu können insbesondere Name, Firmenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Nachricht und Zeitpunkt der Kontaktaufnahme gehören.

Bezieht sich die Anfrage auf einen bestehenden oder geplanten Vertrag, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstiger geschäftlicher Kommunikation erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung und Beantwortung geschäftlicher Anfragen.

13. Technisch erforderliche Cookies und lokale Speichertechnologien

Unsere Webanwendung kann technisch erforderliche Cookies, Session-Informationen oder vergleichbare lokale Speichertechnologien verwenden. Diese können insbesondere für Anmeldung und Authentifizierung, die Aufrechterhaltung einer Benutzersitzung, Sicherheitsfunktionen, technisch erforderliche Einstellungen, Warenkorb- und Bestellfunktionen sowie die Zuordnung eines Benutzers zu seinem Kundenkonto erforderlich sein.

Soweit die Speicherung von Informationen im Endgerät oder der Zugriff darauf unbedingt erforderlich ist, um einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, erfolgt dies gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG ohne vorherige Einwilligung.

Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Funktion insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Sollten zukünftig technisch nicht erforderliche Analyse-, Tracking- oder Marketingtechnologien eingesetzt werden, erfolgt deren Einsatz nur unter Beachtung der hierfür geltenden gesetzlichen Voraussetzungen.

14. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht.

Zu den möglichen Empfängern bzw. Kategorien von Empfängern gehören insbesondere Hosting-, Cloud- und IT-Dienstleister, Manus und gegebenenfalls von Manus eingesetzte Unterauftragsverarbeiter, E-Mail- und Kommunikationsdienstleister, Versand- und Logistikdienstleister, Banken und gegebenenfalls Zahlungsdienstleister, Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister sowie Behörden und öffentliche Stellen bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten zu anderen Zwecken erfolgt nur, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

15. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Nach Abschluss eines Geschäftsvorgangs können Daten weiterhin gespeichert werden, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Insbesondere gelten für Geschäftsdaten unterschiedliche handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen. Rechnungen sind grundsätzlich für 8 Jahre aufzubewahren. Geschäftliche Korrespondenz und andere Unterlagen können abhängig von ihrer Art weiteren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen.

Kunden-, Bestell- und Auftragsdaten werden mindestens so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung der Geschäftsbeziehung erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen, insbesondere zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, einer Löschung entgegenstehen.

Benutzerkonten werden grundsätzlich für die Dauer der Geschäftsbeziehung vorgehalten. Nach deren Beendigung werden nicht mehr erforderliche Daten gelöscht oder gesperrt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

16. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor Verlust, Veränderung, unbefugtem Zugriff und unberechtigter Offenlegung.

Hierzu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung über HTTPS/TLS,
• Zugriffsbeschränkungen,
• Authentifizierungsmechanismen,
• technische Sicherheitsmaßnahmen der eingesetzten Infrastruktur,
• organisatorische Maßnahmen zum Schutz von Kunden- und Geschäftsdaten.

Auch die von uns eingesetzten technischen Dienstleister setzen eigene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein. Ein absoluter Schutz von Daten bei der Verarbeitung über das Internet kann technisch jedoch nicht garantiert werden.

17. Keine automatisierte Bonitäts- oder Vertragsentscheidung

Wir setzen keine ausschließlich automatisierte Verarbeitung ein, durch die ohne menschliche Einflussmöglichkeit Entscheidungen über den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages getroffen werden, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Die automatische Erstellung von Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellbestätigungen oder anderen Geschäftsdokumenten stellt keine solche automatisierte Entscheidungsfindung dar.

18. Rechte betroffener Personen

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an uns wenden: info@prool.eu

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, kann einem Löschungsverlangen während der jeweiligen Aufbewahrungsfrist nicht vollständig entsprochen werden.

19. Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Wir verarbeiten die betreffenden personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

20. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für unseren Unternehmenssitz ist insbesondere zuständig:

Das Beschwerderecht besteht unabhängig von anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfen.

21. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Bestimmte personenbezogene Daten sind erforderlich, um ein Benutzer- bzw. Händlerkonto einzurichten, Bestellungen entgegenzunehmen, Lieferungen durchzuführen, Rechnungen zu erstellen und die jeweilige Geschäftsbeziehung abzuwickeln.

Ohne die erforderlichen Firmen-, Kontakt-, Rechnungs- und Lieferinformationen können wir die entsprechenden Leistungen gegebenenfalls nicht anbieten bzw. den Vertrag nicht durchführen.

Darüber hinausgehende Angaben erfolgen grundsätzlich freiwillig, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist.

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die eingesetzten technischen Systeme, Dienstleister, Funktionen unserer Website, Geschäftsprozesse oder gesetzlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: August 2026